Privacy Notice - Tavernspite School

Privacy Notice – Tavernspite CP School

This privacy notice covers how Tavernspite CP School (as a Data Controller) will collect, use and share your personal data for the purposes of the education of your child.

Why we need your information (purpose of processing)

We collect and use your personal information so that we can provide an education to your child.

The information that you provide will be processed according to the UK General Data Protection Regulation, the Data Protection Act 2018, Local Government Act 2000 (Section 2), The Government of Wales Act 2006 (Section 60), Learning & Skills Act 2000 (Sections 33, 40, 138 & 140), Education Act 2004, SEN Code of Practice for Wales, Employment and Training Act 1973 (Sections 8, 9 & 10), The Education (Information about Individual Pupils (Wales) Regulations 2007, Frameworks such as Youth Engagement and Progression Framework, Special Educational Needs and Disability Act 2001, Reporting of Injuries, Diseases and Dangerous Occurrences Regulations 2013 (RIDDOR) and the Management of Health and Safety at Work Regulations 1999.

We will also make any disclosures required by law and we may also share this information with other bodies responsible for detecting/preventing fraud/crime or auditing/administering public funds to ensure money is targeted and spent in the most appropriate and cost effective way. In order to achieve this, information will be shared with our Audit Service within Pembrokeshire County Council and with The Auditor General for Wales (Audit Wales Privacy and Cookie Policy).

We will not make any disclosures to third parties for marketing purposes.

Your data will be secure and confidential at all times and we will only collect the personal information that is required to provide you with our service.

What personal data is being collected?

The categories of personal data being collected are:

For Pupil Records, ALN & Register:

Names, address, DOB, contact details, UPN numbers, sibling details if in same school, religion, ethnicity, medical records, allergies, dietary requirement and photos.

For Photos and Videos:

Photos and videos; including audio.

For Visitor Sign In:

Name of visitor, reason for visit, date and time of visit.

For Accident & Incident Reporting:

The date, time and place of the incident
The name (and class) of the injured or ill person
Details of the injury
Details of any first aid provided
The name and signature of the first aider or person dealing with the incident.
Date of birth (only if sending to PCC)

What is our lawful basis for processing your personal data?

The UK General Data Protection Regulations (UK GDPR) requires specific conditions to be met to ensure that the processing of your personal data is lawful. These relevant conditions are below:

Article 6 (1)(e) Public task: the processing is necessary for us to perform a task in the public interest or for our official functions, and the task or function has a clear basis in law.
Article 6 (1)(f) Legitimate interests: the processing is necessary for our legitimate interests or the legitimate interests of a third party, unless there is a good reason to protect the individual’s personal data which overrides those legitimate interests.

Some types of personal data are more sensitive than others, and need more protection. This is classed as ‘special category data’ and could include information about your racial or ethnic origin, political opinions, religious or philosophical beliefs or trade union membership and the processing of genetic or biometric data, health and sex life and sexual orientation.

We process this type of special category data as it is necessary for reasons of:

Article 9 (2)(g) Substantial public interest.

(The relevant Data Protection Act 2018 conditions are – Schedule 1 Part 2: Statutory and government purposes)

Who will we share your information with?

We may need to share your personal data with internal departments, other organisations and third parties, this will include:

For Pupil Records, ALN & Register:

SIMS, External Advisory Teachers, Evolve, Edukey, Haven System, Parent Mail, Hwb, Class Dojo, Carousel, Purple Mash, Lexia, PLASC, SWAC, S2S CTF files and School Nurses.

For Photos and Videos:

Hwb, Social Media – Facebook, Local Media, potentially national media, school website.

For Accident & Incident Reporting:

Pembrokeshire County Council via the accident reporting database (EVOTIX).

Tavernspite CP School has a duty to protect the public funds it manages. Therefore, the information that you have provided to us may be used for the prevention and detection of fraud and for auditing purposes both internally and externally.

The personal information we have collected from you will be shared with fraud prevention agencies who will use it to prevent fraud and money-laundering and to verify your identity. If fraud is detected, you could be refused certain services, finance, or employment. Further details of how your information will be used by us and these fraud prevention agencies, and your data protection rights, can be found by visiting CIFAS.

How long do we keep hold of your information?

Tavernspite CP School will only keep your information for as long as is necessary, we will retain the information provided to us for;

For Pupil Records, ALN & Register:

Information is held for the duration of the child’s time at the school, if/when they transfer to a new school the information will be passed on.
Paper copies will be destroyed once the pupil leaves the school.

For Photos and Videos:

Information is held for 2 years.

For Visitor Sign In:

Information is held for 2 years.

For Accident & Incident Reporting:

Paper records are held for 1 year.

Your information will be securely disposed of once it is no longer required.

Your Rights

Under the UK General Data Protection Regulation and Data Protection Act 2018, you have rights as an individual including:

The right to Rectification – you have the right to ask to have your information corrected.
The right to Restrict processing may apply – you may request that we stop processing your personal data however, this may delay or prevent us delivering a service to you. We will seek to comply with your request but may be required to hold or process information to comply with our legal duties.
The right to Object – this is not an absolute right and will depend on the reason for processing your personal information.
The right to Erasure – you may request that we erase your personal data however, this may delay or prevent us delivering a service, or continuing to deliver a service. We will seek to comply with your request but may be required to hold or process information to comply with our legal duties.
The right to not be subject to Automated decision making and profiling.
The right of Access – you have the right to ask us for copies of your personal data. To make a request, please contact:

Access to Records

Pembrokeshire County Council

County Hall

Haverfordwest

SA61 1TP

Email: accesstorecords@pembrokeshire.gov.uk

Telephone: 01437 764551

Complaints or Queries

Tavernspite CP School endeavours to meet the highest standards when collecting and using personal information. For this reason, we take any complaints we receive about this seriously. We encourage people to bring to our attention if they believe that our collection or use of information is unfair, misleading or inappropriate.

This privacy notice does not provide exhaustive detail of all aspects of our collection and use of personal information. However, we are happy to provide any additional information or explanation needed. Any requests for this should be sent to the address below:

Data Protection Officer

Tavernspite CP School

Tavernspite

Whitland

Pembrokeshire

SA34 0NL

Email: head.tavernspite@pembrokeshire.gov.uk

Telephone: 01834 831691

If you want to make a complaint about the way we have processed your personal information, you can contact the Information Commissioner’s Office as the statutory body which oversees data protection law:

Information Commissioner’s Office – Wales

2nd Floor, Churchill House

Churchill Way

Cardiff

CF10 2HH

Email: wales@ico.org.uk

Telephone No: 0330 414 6421

Our Contact Details as Data Controller are:

Tavernspite CP School, Tavernspite, Whitland, Pembrokeshire, SA34 0NL

Telephone number: 01834 831691 or head.tavernspite@pembrokeshire.gov.uk

Our Data Protection Officer’s information is detailed above in the Complaints and Queries section.

Changes to this privacy notice

We keep our privacy notice under regular review.

Hysbysiad Preifatrwydd – Ysgol Gynradd Gymunedol Tafarn-sbeit

Mae’r hysbysiad preifatrwydd hwn yn cynnwys sut mae Ysgol Gynradd Gymunedol Tafarn-sbeit (fel y rheolydd data) yn casglu, yn defnyddio ac yn rhannu eich data personol at ddibenion addysg eich plentyn.

Pam mae angen eich gwybodaeth arnom (diben prosesu)

Rydym yn casglu a defnyddio eich gwybodaeth bersonol er mwyn inni allu ddarparu addysg i’ch plentyn.

Caiff y wybodaeth rydych yn ei darparu ei phrosesu yn unol â Rheoliad Cyffredinol y DU ar Ddiogelu Data, Deddf Diogelu Data 2018, Deddf Llywodraeth Leol 2000 (Adran 2), Deddf Llywodraeth Cymru 2006 (Adran 60), Deddf Dysgu a Sgiliau 2000 (adrannau 33, 40, 138 a 140), Deddf Addysg 2004, Cod Ymarfer AAA Cymru, Deddf Cyflogaeth a Hyfforddiant 1973 (adrannau 8, 9 a 10), Rheoliadau Addysg (Gwybodaeth am Ddisgyblion Unigol (Cymru)) 2007, fframweithiau megis y Fframwaith Ymgysylltiad a Chynnydd Ieuenctid, Deddf Anghenion Addysgol Arbennig ac Anabledd 2001, Rheoliadau Adrodd ar Anafiadau, Clefydau a Digwyddiadau Peryglus 2013, a Rheoliadau Rheoli Iechyd a Diogelwch yn y Gwaith 1999.

Byddwn hefyd yn gwneud unrhyw ddatgeliadau y mae eu hangen yn ôl y gyfraith a gallwn hefyd rannu’r wybodaeth hon gyda chyrff eraill sy’n gyfrifol am ganfod/atal twyll/troseddau neu archwilio/gweinyddu cyllid cyhoeddus i sicrhau bod arian yn cael ei dargedu a’i wario yn y ffordd fwyaf priodol a chost-effeithiol. Er mwyn cyflawni hyn, caiff gwybodaeth ei rhannu gyda’n Gwasanaeth Archwilio yng Nghyngor Sir Penfro a chydag Archwilydd Cyffredinol Cymru (Polisi Preifatrwydd a Chwcis Archwilio Cymru).

Ni fyddwn yn gwneud unrhyw ddatgeliadau i drydydd partïon at ddibenion marchnata.

Bydd eich data’n ddiogel ac yn gyfrinachol ar bob adeg a byddwn ond yn casglu’r wybodaeth bersonol sydd ei hangen er mwyn i chi dderbyn ein gwasanaeth.

Pa fath o ddata personol sy’n cael ei gasglu?

Mae’r categorïau data personol sy’n cael eu casglu fel a ganlyn:

Ar gyfer cofnodion disgyblion, ADY a chofrestri:

Enwau, cyfeiriadau, dyddiadau geni, manylion cyswllt, rhifau unigryw disgyblion, manylion brodyr a chwiorydd os ydynt yn yr un ysgol, crefydd, ethnigrwydd, cofnodion meddygol, alergeddau, gofyniad deietegol, a lluniau

Ar gyfer lluniau a fideos:

Lluniau a fideos, gan gynnwys sain

Ar gyfer mewngofnodi ymwelwyr:

Enw’r ymwelydd, y rheswm dros yr ymweliad, y dyddiad ac amser yr ymweliad

Ar gyfer adrodd am ddamweiniau a digwyddiadau:

Dyddiad, amser a lleoliad y digwyddiad
Enw (a dosbarth) yr unigolyn anafedig neu sâl
Manylion yr anaf
Manylion unrhyw gymorth cyntaf a ddarperir
Enw a llofnod y swyddog cymorth cyntaf neu’r sawl sy’n delio â’r digwyddiad
Dyddiad geni (dim ond os anfonir at Gyngor Sir Penfro)

Beth yw ein sail gyfreithiol ar gyfer prosesu eich data personol?

Mae Rheoliad Cyffredinol y DU ar Ddiogelu Data (GDPR y DU) yn ei gwneud yn ofynnol bod amodau penodol yn cael eu bodloni i sicrhau bod prosesu eich data personol yn cael ei wneud mewn ffordd gyfreithlon. Nodir yr amodau perthnasol hyn isod:

Erthygl 6 (1)(e) Tasg gyhoeddus: mae’r prosesu’n angenrheidiol i ni gyflawni tasg a gynhelir er budd y cyhoedd neu ar gyfer ein swyddogaethau swyddogol, ac mae gan y dasg neu swyddogaeth sail glir yn y gyfraith.
Erthygl 6 (1)(f) Buddiannau cyfreithlon: mae’r prosesu’n angenrheidiol ar gyfer ein buddiannau cyfreithlon neu fuddiannau cyfreithlon trydydd parti, oni bai fod rheswm da i warchod data personol yr unigolyn sy’n diystyru’r buddiannau cyfreithlon hynny.

Mae rhai mathau o ddata personol yn fwy sensitif nag eraill, ac mae angen iddynt gael eu diogelu’n fwy. Dosberthir y rhain fel ‘data categori arbennig’ a gallent gynnwys gwybodaeth am eich tarddiad hiliol neu ethnig, barn wleidyddol, credoau crefyddol neu athronyddol neu aelodaeth undeb llafur, a phrosesu data genetig neu fiometrig, iechyd a bywyd rhywiol, a chyfeiriadedd rhywiol.

Rydym yn prosesu’r math hwn o ddata categori arbennig gan ei fod yn angenrheidiol am y rhesymau canlynol:

Erthygl 9 (2)(g) O fudd sylweddol i’r cyhoedd.

(Amodau perthnasol Deddf Diogelu Data 2018 yw – Atodlen 1 Rhan 2: Dibenion statudol a llywodraethol)

Gyda phwy y byddwn yn rhannu eich gwybodaeth?

Efallai y bydd angen inni rannu’ch data personol ag adrannau mewnol, sefydliadau eraill a thrydydd partïon, gan gynnwys y canlynol:

Ar gyfer cofnodion disgyblion, ADY a chofrestri:

SIMS, athrawon ymgynghorol allanol, Evolve, Edukey, Haven Systems, Parent Mail, Hwb, Class Dojo, Carousel, Purple Mash, Lexia, CYBLD, CBGY, ffeiliau CTF system s2s, a nyrsys ysgol

Ar gyfer lluniau a fideos:

Hwb, cyfryngau cymdeithasol – Facebook, cyfryngau lleol, cyfryngau cenedlaethol o bosibl, gwefan yr ysgol

Ar gyfer adrodd am ddamweiniau a digwyddiadau:

Cyngor Sir Penfro trwy’r gronfa ddata adrodd am ddamweiniau (EVOTIX)

Mae gan Ysgol Gynradd Gymunedol Tafarn-sbeit ddyletswydd i ddiogelu’r arian cyhoeddus y mae’n ei reoli. Felly, gall y wybodaeth rydych wedi’i darparu i ni gael ei defnyddio er mwyn atal a chanfod twyll ac at ddibenion archwilio yn fewnol ac yn allanol.

Caiff yr wybodaeth bersonol rydym wedi’i chasglu ei rhannu gydag asiantaethau atal twyll a fydd yn ei defnyddio i atal twyll a gwyngalchu arian ac er mwyn dilysu eich hunaniaeth. Os caiff twyll ei ganfod, gallai gwasanaethau penodol, cyllid neu gyflogaeth gael eu gwrthod i chi. Gallwch weld rhagor o fanylion am sut y caiff eich gwybodaeth ei defnyddio gennym a’r asiantaethau atal twyll hyn, a’ch hawliau diogelu data, yma CIFAS.

Pa mor hir ydyn ni’n cadw’ch gwybodaeth?

Bydd Ysgol Gynradd Gymunedol Tafarn-sbeit ond yn cadw eich gwybodaeth am gyhyd ag y bydd angen, byddwn yn cadw’r wybodaeth a ddarperir i ni ar gyfer;

Ar gyfer cofnodion disgyblion, ADY a chofrestri:

Cedwir gwybodaeth am gyfnod y plentyn yn yr ysgol ac os/pan fydd yn trosglwyddo i ysgol newydd, bydd yr wybodaeth yn cael ei throsglwyddo
Bydd copïau papur yn cael eu dinistrio unwaith y bydd y disgybl yn gadael yr ysgol

Ar gyfer lluniau a fideos:

Cedwir gwybodaeth am ddwy flynedd

Ar gyfer mewngofnodi ymwelwyr:

Cedwir gwybodaeth am ddwy flynedd

Ar gyfer adrodd am ddamweiniau a digwyddiadau:

Cedwir cofnodion papur am un flwyddyn

Bydd eich gwybodaeth yn cael ei gwaredu’n ddiogel unwaith na fydd ei hangen mwyach.

Eich hawliau

Dan Reoliad Cyffredinol y DU ar Ddiogelu Data a Deddf Diogelu Data 2018, mae gennych hawliau fel unigolyn, gan gynnwys:

Yr hawl i gywiro – mae gennych yr hawl i ofyn i’ch gwybodaeth gael ei chywiro.
Gall yr hawl i gyfyngu ar brosesu fod yn gymwys – gallwch ofyn i ni atal prosesu eich data personol; fodd bynnag, gallai hyn oedi neu ein hatal rhag cyflenwi gwasanaeth i chi. Byddwn yn ceisio cydymffurfio â’ch cais ond efallai y bydd angen i ni gadw neu brosesu gwybodaeth er mwyn cydymffurfio â’n dyletswyddau cyfreithiol.
Yr hawl i wrthwynebu – nid yw hon yn hawl ddiamod a bydd yn dibynnu ar y rheswm dros brosesu’ch gwybodaeth bersonol.
Yr hawl i ddileu – gallwch ofyn inni ddileu eich data personol, ond gall hyn achosi oedi neu ein hatal rhag darparu gwasanaeth, neu rhag parhau i ddarparu gwasanaeth. Byddwn yn ceisio cydymffurfio â’ch cais ond efallai y bydd angen cadw neu brosesu gwybodaeth er mwyn cydymffurfio â’n dyletswyddau cyfreithiol.
Yr hawl i beidio â bod yn destun penderfyniadau a phroffilio awtomataidd.
Yr hawl i gael mynediad – mae gennych yr hawl i ofyn inni am gopïau o’ch data personol. Er mwyn gwneud cais, cysylltwch â’r canlynol:

Mynediad i Gofnodion

Cyngor Sir Penfro

Neuadd y Sir

Hwlffordd

SA61 1TP

E-bost: accesstorecords@pembrokeshire.gov.uk

Ffôn: 01437 764551

Cwynion neu ymholiadau

Mae Ysgol Gynradd Gymunedol Tafarn-sbeit yn ceisio bodloni’r safonau uchaf posib wrth gasglu a defnyddio gwybodaeth bersonol. Am y rheswm hwn, rydym yn cymryd unrhyw gwynion rydym yn eu derbyn am hyn o ddifrif. Rydym yn annog pobl i ddweud wrthym os ydynt yn credu ein bod yn casglu neu ddefnyddio gwybodaeth yn annheg, yn gamarweiniol neu’n amhriodol.

Nid yw’r hysbysiad preifatrwydd hwn yn rhoi manylion cynhwysfawr o’r holl agweddau ar sut rydym yn casglu a defnyddio gwybodaeth bersonol. Fodd bynnag, rydym yn hapus i ddarparu unrhyw wybodaeth neu esboniad ychwanegol sydd eu hangen. Dylai unrhyw geisiadau am hyn gael eu hanfon at yr unigolyn yn y cyfeiriad isod:

Swyddog Diogelu Data

Ysgol Gynradd Gymunedol Tafarn-sbeit

Tafarn-sbeit

Hendy-gwyn ar Daf

Sir Benfro

SA34 0NL

E-bost: head.tavernspite@pembrokeshire.gov.uk

Ffôn: 01834 831691

Os ydych am wneud cwyn am y ffordd rydym wedi prosesu’ch gwybodaeth bersonol, gallwch gysylltu â Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth fel y corff statudol sy’n goruchwylio deddfwriaeth diogelu data:

Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth

2nd Floor, Churchill House

Churchill Way

Cardiff

CF10 2HH

E-bost: wales@ico.org.uk

Telephone No: 0330 414 6421

Ein manylion cyswllt fel rheolydd data:

Ysgol Gynradd Gymunedol Tafarn-sbeit, Tafarn-sbeit, Hendy-gwyn ar Daf, Sir Benfro, SA34 0NL

Rhif ffôn: 01834 831691

neu head.tavernspite@pembrokeshire.gov.uk

Mae gwybodaeth ein Swyddog Diogelu Data wedi’i nodi uchod yn yr adran ‘Cwynion ac ymholiadau’.